广汽商贸：一套系统支撑112家下属企业高效办公

11月18日，“新组织、新能力、新场景”2022蓝凌用户大会盛大召开。会上，广汽商贸信息管理部部长刘海成受邀分享广汽商贸的数字化转型实践，引发广泛关注。本文整理出相关演讲内容，以飨读者。

“三化两擎一中心”实施，推进数字化转型战略

首先向大家简要介绍一下广汽商贸。广汽商贸有限公司成立于2000年3月，是由广汽集团全资设立的、以汽车商贸服务为主业的大型国有企业(集团)。

广汽商贸是广汽集团商贸服务领域主力军，主要业务包括汽车销售与后市场服务、物流服务、配套服务、环保与再生资源、租赁服务、国际业务六大业务领域，提供覆盖汽车全产业链的价值服务，在全国拥有132家品牌店(含授权在建)，网点遍布全国21个省份47个(地级以上)城市。

下面向大家介绍广汽商贸数字化转型的规划。随着广汽集团发布1615战略以及数字化加速器GDA项目，商贸结合自身十四五战略规划，制定了数字化专项规划，通过数字化转型更好地聚焦主业、服务主业、为主业赋能。

在十三五期间，广汽商贸已经完成了对各类业务系统的搭建。我们围绕着企业的信息化和标准化展开，以提升边际效益为主要目标，包括企业的信息化建设、IT系统投入和开发、企业内部的数据打通、流程标准化以及内部管控和量化KPI等。

在十四五期间，广汽商贸将完成数字商贸2.0和数字商贸3.0的建设，通过强管控、大共享、深挖掘、重运营四大举措，依托数字化技术实现管理变革，赋能业务发展，积极推动广汽商贸企业数字化转型。通过“三化两擎一中心”的实施，推进广汽商贸企业数字化转型战略，并孵化长宏科技作为数字运营中心。

作为数字化运营中心，长宏科技积极响应广汽集团及广汽商贸数字转型的要求，同时立足服务广汽商贸，为商贸各下属企业提供全方位的数字运营服务。目前，长宏主要的三大核心业务有：财务共享服务、业财一体化系统服务、数字营销服务。

由于商贸下属投资企业大多以小微企业为主，没有专门的二级人员负责对应业务系统的应用，因此广汽商贸围绕“管-建-用”三个环节为数字化项目提供保障，由长宏科技公司提供数字运营服务。即：从源头开始管控，避免重复建设;项目的建设过程中由广汽商贸统筹形成解决方案后与投资企业共同推进;当系统上线后，长宏科技作为数字运营的载体，承接系统使用、培训、答疑及维护的工作，为广汽商贸众多下属小微企业提供技术支持。

我们根据数字化项目的涵盖范围和属性，将数字化分成个性化业务、通用业务、企业管理或常用服务三大类，商贸本部实行分类统筹和金融管理。

携手蓝凌构建EDP系统，支撑112家下属企业高效办公

接下来介绍一下广汽商贸EDP系统的建设情况。广汽商贸企业数字化门户(广汽商贸Enterprise Digital Portal)，简称EDP，于2018年11月1日上线，是根据统一身份认证、统一信息展示、统一工作入口、统一移动办公、统一应用中心的设计要求，建设的统一工作平台。

作为广汽商贸及投资企业的办公平台，EDP搭建了三重一大、流程管理、公文管理、会议管理、电子签章等丰富的功能模块，以满足日常的办公需要;同时集成了各个业务系统，实现了办公系统与业务系统的打通。

EDP系统整体规划从2018年开始，经过多期建设已推广至全国投资企业使用。同时，我们不断优化系统和功能的深化应用，集成了流程效率分析、电子签章、自动化签署、智能合同比对、智慧投资等功能，进一步提升办公效率，从传统的线上办公向数字智能化办公转变。

EDP系统按照一套系统，多企业复用的原则，在硬件与软件上通用。各个企业之间组织数据、首页都是独立的，相互隔离不可见，既能实现总部对硬件、软件的统一管理，也最大化程度满足各个企业自身的灵活性和个性化的需要。

1、流程全程在线，审批效率提升90%

下面我分享一下EDP系统的一些功能。首先是EDP的推广。前面也提到由于商贸的小企业居多，很多企业没有使用办公系统，所以经过研究分析，采用统一建设推广的方式，最符合双方目前的现状。通过商贸统筹建设，系统使用企业数量达到112家，注册用户数7500个，已超过百万条流程，既提高了办公效率，满足总部内审内控的要求，又发挥了总部管控的优势，降低系统的建设成本。目前已推广上线的企业，其日常审批资料、产业通知下达等工作已全部实现线上化和移动化，审批效率明显提高，审批效率提升90%，每天审批单量提升100%。

2、落实三重一大制度，建设三重一大决策&监察系统

三重一大决策监察系统是国有企业的特色，广汽商贸已经实现三重一大议题管理、决策会议管理、监察过程管理等全在线化，实现投资企业与广汽商贸本部、广汽商贸与广汽集团打通，实现信息实时同步，其中：

●议题管理：对于议题的审批全过程进行管理、所有议题的状态、每个环节需要处理哪些事务等进行全面跟踪管理;

●会议管理：打通审批流程与会议管理，开会前领导审批、与会人员情况、缺席情况、投票结果、表决情况等信息记录，并将相关信息回写至议题中;

●监察管理：自动流转到监察部门，按要求同步至集团。实现同步预警，通过待办、短信等方式及时通知监察人员与相关经办人。

3、合同全周期在线管理，业务经营高效、合规

对于合同这块，实现了从采购供应商的管理、合同审批、合同执行、合同付款各个环节全生命周期的跟踪管理。各个环节环环监控，根据内审内控的要求设计标准化的业务流。

不仅如此，我们还通过信息化技术的手段，实现合同各个版本的在线智能比对，一键查看各个合同版本的区别，自动生成比对报告、智能审核/纠错、修改过程跟踪等，减少审批核稿的时间，提高合同审核效率。

4、流程效率分析，改善低效环节

关于审核效率的优化方面，搭建流程效率分析平台，对现有的流程数据采集和处理，从组织、部门、人员、业务等多方面进行分析展示流程数据，找出低效环节并加以改善，洞察干部审批负荷量，协助授权。

5、电子签章，降低经营风险

在印章管理方面，由于商贸投资企业分布在全国各地，以往印章由各个投资企业自行管理，给生产经营带来一定的风险。因此，通过与电子签章平台、业财一体化系统进行集成，将电子合同、电子签章应用到汽车销售的业务中 ，在试乘试驾、销售合同的签署、订金和尾款的收取、委托提车、交车、放行等业务场景中使用电子合同、电子签章，形成销售业务全过程闭环管理。

除此以外，电子签章还应用在日常办公流程如发文审批和其他需盖章的证明文件使用中，打通审批与用印环节，形成闭环，线上全跟踪。

6、多角色门户，满足个性化办公需求

在用户体验方面，按领导、部长、员工的角色展示不同的内容，优化主题样式风格，把经营、人事、财务等数据以图形和报表的方式展现在门户首页，打造“一站式”工作和信息门户。

数字化转型成功推进，这四点经验可供借鉴

最后简单对广汽商贸近年来的数字化转型做一个简单总结。经过全员努力，近年来的数字化转型取得了一定的成果，并获得了业界的肯定和嘉奖。同时也实现了在软件著作权、信息安全等级保护等方面零的突破。

关于数字化转型的经验分享，我也总结了四个方面：

首先，项目作为一把手工程，从高层开始推动，只有公司经营管理层认识到数字化的重要性，才能推动整个公司的数字化转型。不单单是领导的高度重视，还要领导带头，深度参与。

其次，数字化转型建设三分靠建设，七分靠运营，我们常说数字化的项目建设好之后不是结束，而是开始，运营也重中之重。

再者，数字化的项目需要业务和IT双轮驱动，技术服务业务，只有业务部门深度参与，才能搭建出可用、好用、符合实际的系统。

最后还要挖掘应用场景，通过科技赋能，打破局限。

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来源：号外网